Het digitaliseren van fysieke documenten kan heel veel voordelen opleveren voor uw organisatie. Zo kunt u de documenten en informatie beschikbaar maken voor anderen of een gedegen en georganiseerd archief opzetten. De belangrijkste succesfactor in het digitaliseringsproces, naast een goede planning en het vaststellen van het doel, is het werken met de juiste scanoplossing.
Weloverwogen keuze voor het digitaliseren van documenten
Een goede scanoplossing bespaart tijd, een heleboel tijd. Naast de mogelijkheid om grote hoeveelheden te scannen in hoge kwaliteit, elimineert ScanPRO voor Ricoh tevens het tijdrovende proces van het overtypen door het gebruik van Optical Character Recognition (OCR). Het document wordt vervolgens in de door u gewenste indeling opgeslagen. Inepro’s nieuwe software module zet gescande documenten, digitale afbeeldingen van tekst en pdf-bestanden met afbeeldingen om in bewerkbare en zoekbare bestanden.
Doorzoek en bewerk uw gedigitaliseerde informatie
Organisaties hebben vaak de wens pdf-bestanden, digitale afbeeldingen van tekst of pdf-bestanden met afbeeldingen te kunnen bewerken. ScanPRO voor Ricoh ondersteunt u bij het omzetten van deze documenten naar bewerkbare indelingen zoals DOCX, TIFF, JPG of PNG terwijl de originele lay-out behouden blijft. De OCR-technologie maakt uw documenten tevens doorzoekbaar, wat erg handig is wanneer u op zoek bent naar specifieke informatie in uw digitale archief. Het verwijderen van lege pagina’s en het omzetten van documenten in kleur naar zwart-wit zijn tevens opties die ScanPRO biedt.
Opslaan en converteren met ScanPRO voor Ricoh
Een andere voorwaarde voor het succesvol digitaliseren van uw documenten is waar en hoe deze opgeslagen worden. U wilt dat uw bestanden op de meest efficiënte manier worden bewaard in een bestandsindeling van uw voorkeur en dat deze zo min mogelijk ruimte in beslag nemen. Inepro’s ScanPRO heeft een compactere manier van het opslaan van uw documenten, comprimeert elke nieuw te formateren pdf-bestand en zal automatisch multi scan zip files maken. ScanPRO maakt verschillende bestemmingen mogelijk zoals Home folder en E-mail en converteert ook e-mails inclusief bijlagen.
ScanPRO embedded client voor Ricoh
Als aanvulling op onze hoge kwaliteit ScanPRO oplossing, heeft Inepro een praktische interface voor eindgebruikers van een Ricoh MFP ontwikkeld. Hiermee kunt u zeer eenvoudig het scanproces in gang zetten. Scan, kies uw documentbestemming, bewaar uw gecomprimeerde document in de bestandsindeling naar keuze en bewerk eventueel de tekst of afbeeldingen. Het praktische gebruikersscherm zal u door het eenvoudig te begrijpen en gebruiksvriendelijke menu leiden.
De ScanPRO embedded client is beschikbaar voor Ricoh SOP en Java vanaf 19 september 2017. Voor meer informatie kunt u terecht op inepro.com/scanpro/embedded, e-mail naar sales@inepro.com of bel naar +31 (0)252 744044.